在職 証明 書 フォーマット。 在職証明書のテンプレート、書き方|無料ダウンロードは書式の王様

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在職 証明 書 フォーマット

在職証明書(在籍証明書 就業証明書 勤務証明書 就労証明書)の文例 見本・雛形(ひな形) エクセルで作成した在職証明書の書き方のテンプレートです。 在職証明書の基本的なフォーマットとなります。 シンプルなデザイン・レイアウトで、当サイトで人気の高いテンプレートのひとつです。 在職証明書は、在籍証明書、就業証明書、勤務証明書、就労証明書、雇用証明書などとも呼ばれています。 在職証明書が要求される場面には、さまざまなものがありますが、会社としては、同証明書の用紙の雛形、様式、フォーマットをひとつそろえておいたほうがいいでしょう。 在職証明書の 書き方なのですが、特に決まった 書式はありません。 だいたい、次のような項目を押さえておけばいいのではないでしょうか。 在職者の住所• 在職者の氏名• 在職者の生年月日• 就職(就業)年月日(採用年月日)• 職務の内容• 在職者の役職・地位• 会社の住所・会社名・代表者名・印 より詳細な記入項目がある表形式のフォーマットについては、次のページを参照してください。 なお、法人(会社)の場合は、 社印または 代表者印、個人(自営業)の場合は、 実印を押印したらいいでしょう。 では、在職証明書の見本・サンプル・雛型・たたき台として、社内事情に応じて適当にカスタマイズ・アレンジしてお使いください。

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職歴証明書とは まずは、職歴証明書とは何か、基本情報について見ていきましょう。 その会社に勤めていたことを証明する書類 職歴証明書とは その会社に勤めていたことを証明する書類で、国家試験の受験時や社会人経験者が公務員試験の合格後に提出を求められることがあります。 会社ごとにフォーマットは異なり、転職先の会社から記入項目の指定があるケースもあります。 職歴証明書と在籍証明書の違いは? 職歴証明書と似た名称に「在籍証明書」がありますが、 内容に大きな違いはありません。 ただし、 在籍証明書は「現在その会社に在籍していることを証明するもの」であるのに対し、 職歴証明書は「その会社に以前在籍していたことを証明するもの」なので、過去に在籍していた会社がいくつかある場合、 それぞれの会社ごとに発行が必要な場合があります。 現職(前職)の総務部や人事部に依頼して発行してもらう 職歴証明書は基本的に、 現職(前職)の総務部や人事部などの部署に依頼して発行してもらいます。 労働基準法では「労働者が『退職の証明書』の交付を請求してきた場合には遅滞なく交付する義務がある(22条1項)」と定められているため、会社は発行を拒否することはできません。 職歴証明書の発行手順は、在職中か退職後かによって少し異なります。 在職中の場合 在職中の場合、職歴証明書の発行は 総務部や人事部に依頼をします。 提出先のフォーマットや記入項目の指定がある場合は、それも併せて伝えます。 退職後の場合 既に退職している場合、職歴証明書の発行は メールで依頼するのが一般的です。 受け取り方法は直接取りに行くか郵送してもらうかになります。 郵送をお願いする場合は、マナーとして切手を貼った返信用封筒を同封しましょう。 退職した会社に職歴証明書の発行を依頼する際のメール例文 <指定フォーマットがない場合> コラム:公務員試験で提出が必要?会社にバレる? 公務員の場合、 職歴証明書を試験合格後に提出するのが一般的です。 したがって、不合格の場合は職歴証明書の発行は不要になり、 会社にバレることもありません。 合格した場合は職歴証明書の提出が必要になりますが、発行を依頼する時点では既に会社に退職の意思を伝える段階であるため、バレたとしても問題はありません。 職歴証明書の記入必須項目は? 職歴証明書の記入必須項目は 「氏名」「発行年月日」「在籍期間」「会社名」「社印」です。 作成の際は、これらの項目が誤りなく記載されているかしっかり確認しましょう。 フォーマットによっては職務内容や雇用形態などの記載が必要となることもあります。 記入必須項目• 業務の種類• 当該事業における地位• 退職の事由 退職の事由が解雇の場合はその理由を含む 基本的な職歴証明書のフォーマット 職歴証明書にアルバイト経験や給与などの記載は必要? 特に指定がなければ、 職歴証明書にアルバイトの職歴や給与、年収、退職理由についての記載は不要です。 ただし、公務員の場合は自治体によってアルバイトの職歴でも証明書の提出が必要とされるケースがあります。 自治体によって規定が異なるため、受験前に確認しておくと良いでしょう。 在職中と退職後で書き方に差はある? 職歴証明書の在職期間を記入する際、 在職中の場合は「現在に至る」か「在職中」と記入します。 すでに退職している場合は退職日を記入します。 休職期間は記入するべき? 職歴証明書に 休職期間の記入は必要ありません。 ただし、提出先から記入するよう指定されている場合、備考欄に記入するのが一般的です。 休職の理由まで記載する必要はありませんが、先方から尋ねられることがあるかもしれません。 理由を聞かれた場合、選考に不利にならないよう「 現状は問題なく働ける」というアピールも付け加えると良いでしょう。 コラム:英語で職歴証明書を作成する場合は? 職歴証明書は英語で「Certificate of Employment」または「Certification」といいます。 自分で作成しなければならない場合は、以下の項目を記載しましょう。 フォントは、 Times New RomanやCenturyなどの読みやすいセリフ体を使用します。 英語の職歴証明書のフォーマット例• 「Certificate of Employment」または「Certification」の見出し• 証明したい人(自分)の氏名• 在籍期間• 役職や所属部署• 発行年月日、発行地• 代表者/書類発行の責任者の役職名とサイン(印鑑文化の日本と違い欧米ではサインが効力を持ちます) まとめ 職歴証明書は、基本的には 前職(現職)の会社に作成してもらいます。 提出先の フォーマット指定がある場合は、それを用意した上で会社の担当者に作成依頼をします。 記入必須項目が何なのかをしっかり確認し、間違いのないようにしておきましょう。

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職歴証明書とは?依頼方法を解説【テンプレート付き】|転職Hacks

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退職した事実を証明するために、企業が発行する「退職証明書」。 退職者(退職予定者)から依頼があった場合、企業は退職証明書を発行する義務があります。 離職票のような決まった書式はありませんが、証明しなければならない項目において、退職者の要望に応じて記載するため、記載項目も変化します。 今回は、退職証明書と離職票の違いや、退職証明書の書き方などを記載例とともにご紹介します。 Excel・Word形式のフォーマットもダウンロード可能ですので、ご活用ください。 退職証明書とは? 退職証明書とは、文字通り「退職の事実を証明する」ために企業が発行する書類のことです。 退職と同時に発行する必要はなく、従業員からの要請・依頼があった際にのみ発行することが義務付けられています。 法的に決められた書式は特にないため、従業員の要望によって、退職証明書の記載項目は変化します。 退職証明書と離職票・在職証明書との違い 退職証明書と混同されやすいのが、離職票と在籍証明書です。 それぞれの違いをご紹介します。 離職票との違い 「退職証明書」と「離職票」は、どちらも従業員の退職後に発行されるものですが、目的や発行元、発行するタイミングなどが異なります。 退職証明書と離職票の違いは以下の通りです。 退職証明書 離職票 目的 退職の事実を証明するため 退職後の諸手続きのため (雇用保険の失業給付、国民健康保険への加入など) 作成・交付元 企業 公共職業安定所長 公文書/私文書 私文書 公文書 書式・書き方 統一されておらず、企業の任意 統一されている 交付タイミング 退職者から依頼があったときに遅滞なく 退職(保険資格喪失日)の翌日から10日以内 在籍証明書との違い 退職の事実を証明する「退職証明書」と、在籍している、もしくは在籍していた事実を証明する「在籍証明書」は、実際のところ、ほとんど区別されていないようです。 しかし厳密には、発行が法的に義務付けられているかどうかという違いがあります。 退職証明書には労働基準法第22条第1項で発行義務があるのに対し、在籍証明書は発行義務が法的に定められていません。 退職証明書 在籍証明書 目的 退職の事実を証明するため 在籍している・在籍していた事実を証明するため 発行の有無 (従業員からの依頼があった場合)発行義務がある 発行義務はない 退職証明書が必要となるケース どのような場面で、企業は退職者から退職証明書の作成を求められるのでしょうか。 退職証明書が必要となるケースについてご紹介します。 そのため、第三者にとって、それらの書類だけで間違いがないかどうかを確認することができません。 履歴書や職務経歴書の記載内容、および退職した事実を確認するため、転職先から退職証明書の提出を求められるケースがあります。 転職先は退職証明書により、「実務経験」「在籍期間」「給与」「退職理由」などに誤りがないかを確認します。 その際、退職日を確認するための書類として離職票を提示するのが一般的ですが、離職票の発行には一定期間を要します。 そのため、「すぐにでも手続きを行いたい」「手続きをしたいのに、手元に離職票がない」といった場合、離職票代わりに退職証明書を使うことがあります。 退職証明書は発行しないと違法となる 退職証明書の発行義務は、労働基準法第22条第1項で次のように定められています。 労働者が、退職の場合において、使用期間、業務の種類、その事業における地位、賃金又は退職の事由(退職の事由が解雇の場合にあつては、その理由を含む。 )について証明書を請求した場合においては、使用者は、遅滞なくこれを交付しなければならない。 (労働基準法第22条第1項) ここでの「退職」とは自己都合による退職、解雇、その他全ての退職が含まれるため、その理由にかかわらず、退職証明書を発行する義務があります。 また、発行回数は決まっていないため、退職から2年間であれば、退職者の要請により何度でも発行しなければなりません。 退職者から退職証明書の発行を求められた場合には、速やかに退職証明書を交付しましょう。 理由もなく交付を遅らせた場合は労働基準法違反となり、30万円以下の罰金が科される規定もあるため、注意が必要です。 退職証明書の発行は拒否できる? 退職者からの要請があった場合、企業側には退職証明書の発行義務があるため、その発行を拒否することはできません。 退職証明書の発行を拒否すると、労働基準法違反となり、30万円以下の罰金が科される規定もあるため、注意しましょう。 ただし、 退職証明書の発行義務は退職から2年間のため、退職から2年以上経過している場合には、交付を拒否することができます。 退職証明書は離職票で代用可能? 既にご紹介した通り、役所などでの諸手続きの際には、退職証明書を離職票の代わりに提出することが可能です。 一方で、転職先の企業に提出する退職証明書を離職票で代用できるかどうかについては、転職先の判断に委ねられます。 「働いていた期間」「賃金」「退職理由」などは退職証明書でも離職票でも確認できるものの、「どういった業務に従事していたか」「どういう役職に就いていたか」は退職証明書でないと判断できないためです。 退職証明書と離職票はあくまで別物ですので、退職者から退職証明書を求められた際には、必ず発行しましょう。 【ダウンロードフォーマット付】退職証明書の書き方 退職証明書に法的に記載すべきとされている項目は、「使用期間」「業務の種類」「その事業における地位」「賃金」「退職の事由」の5つのみです。 また、労働基準法第22条第3項により、労働者が請求した項目以外を記載してはならないと定められています。 退職証明書には所定の書式がないため、退職者から依頼があった際にすぐ作成できるよう、フォーマットを用意しておくと便利です。 退職証明書のフォーマットはこちらからダウンロードできます。 Word版・Excel版それぞれに日本語バージョンと英語バージョンがありますので、ご活用ください。 「2000年4月1日~2019年10月31日」といったように、具体的な期間を記入すると良いでしょう。 なお、試用期間を経て正式採用になった場合、試用期間を含めて記載するかどうかは企業の任意となります。 「事務職」「営業職」「企画職」といったように、職種を記載すると良いでしょう。 なお、いつどういった役職に就いていたかなどの詳細ではなく、退職する時点での最終的な役職を記載するのが一般的なようです。 「退職時の基本給や手当金額」「前年の年収」などを記入するのが一般的ですが、退職者の依頼内容をよく確認して、求められた事項のみを記載するようにしましょう。 理由に応じて、以下のような形で記載すると良いでしょう。 【まとめ】 退職証明書は、「退職者が転職先から提出を求められたとき」や「諸手続きの際に離職票の代用として提出したいとき」などに使われる、退職者にとって重要な書類です。 退職後2年間は交付義務があるため、退職者から作成を依頼された場合には、退職証明書を交付する必要があります。 今回ご紹介した書き方やフォーマットを参考に、退職者から依頼された項目のみを記載した退職証明書を速やかに作成しましょう。

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