展示会 お礼メール。 展示会はアフターフォローが重要!お礼メールの書き方

名刺交換の後メールをする方法・必要なのか・メールの件名

展示会 お礼メール

展示会後にお礼メールを送る重要性 自社の商品やサービスを紹介したい、一方何か参考になる製品やサービスはないか? そうした企業が多く集まる展示会は、情報が交錯する貴重な場です。 自社のブースに訪れた来場者は、将来の顧客となる可能性を秘めています。 それは一方にとってのチャンスではなく、双方にとってのものでなければいけません。 そのような観点に展示会に立ち接する、そしてその後のフォローに役立てます。 いかに自然に接点を持ち、見込み客へ変化させられるか否かは、お礼状などのフォローに大きく左右されると言っても過言ではないでしょう。 見込み客のことをマーケティング用語で『リード』と呼びます。 名刺を交換し、製品やサービスの説明をさせていただいたのであれば、お礼状を送っても失礼はないでしょう。 1枚の名刺から、見込み客(リード)そして顧客へ導くためにも、重要なプロセスだということはご理解いただけると思います。 お礼状というミッションは、あなたが展示会に立った時点で始まっています。 展示会マーケティングをより効果的なものにできる、お礼状(メール含む)の書き方について考えてみましょう。 来場者にお礼メールを送る際のポイント ブースを訪ねていただいた方と、どのように接したかでお礼状を受けとった時の印象が違ってきます。 これはご自身でも経験があると思います。 来場者は、目的のブースを目指すだけでなく、思わぬ発見を楽しみにしています。 前者であれば、そもそも興味のある事案ですから、見込み客ではなく顧客要素が強い方です。 お礼状の書き方も、より具体的な内容でも問題ないでしょう。 後者の場合は、まずリードになり得るのかが勝負の別れ道と言えそうです。 ドアを開けてもらえるか。 ノックの仕方が大切になってきます。 来場者の属性ごとにフォロー計画を立てる 属性を取得するには、どうすればいいでしょうか。 名刺からは住所や事業内容などは取得できますが、それ以外の情報がノックのしかたに影響してきます。 来場目的・説明に対する反応や興味の深度はもちろんですが、事案とは関係ない年齢や趣味、家族構成など個人データが意外な効力を発揮します。 いただいた名刺に属性を記入するという方法もあるでしょうし、一緒に写真を撮る(またはコンパニオンと)など、整理するにはデジタル化しやすい方法を選ぶと便利です。 また、どのタイミングでお礼状を送るべきでしょうか。 とにかく早く送ることです。 遅くとも展示会が終了したら、次の営業日には送付するぐらいのスピード感が必要です。 その計画を実行するには、会期中に送付するための下準備が求められます。 属性を整理して、いつでも送るという作業に移れるようにしましょう。 文章は簡潔に、アイキャッチが有効 一般的にお礼状は読んでもらえません。 自ら読もうと望んだ書籍や雑誌以外は、なかなか読んでもらえないのが現実です。 ではどうすれば、その気になってくれるのか? 年賀状にヒントがあると思います。 展示会にいった方には、御社だけでなく多くのブース企業からお礼状や案内文が届いているはずです。 届くタイミングもほぼ同じだと思ってもいいでしょう。 年賀状と似ていますよね。 年賀状で目に留まりやすいのは、達筆な手書き・写真イラストなどのイメージ入りという順位ではありませんか。 または、何か特典とか仕掛けが付属しているとか。 お礼状も同じような順位だとすれば、手書きという方法がいいのですが、そこまでは求めません。 ハガキなど印刷物でもいいので、アイキャッチとして、ひとことだけ『手書き』で添えることで目がとまります。 そして、その内容は展示会場で知り得た情報(ただしプライバシーに注意!)を短く書き添えます。 相手の方が、あなたの顔や仕草を思ういだししてもらえれば、リード候補となり得るでしょう。 ノックは短く、リズミカルに。 が、よろしいようです。 お礼メールのサンプル文例 2つ 送る対象の温度差を重視 お礼状をタイミングよく送るには、メールという方法も一般的になってきたと思います。 欧米に住む友人の例では、名刺を交わしながら、今度詳細をメールで送る旨伝え、その後チャットやビデオチャットで情報交換するというプロセスが多いとか。 具体的な商談までは、直接逢うことは少ないと、なともスマートでクールです。 展示会には多くの外国人も来場します。 また日本人であっても、上のような商習慣が身についている方も増えているでしょう。 そこに合わせる訳ではありませんが、便利で効率的な手法は活用するべきだと思います。 ただ、メールであっても日本人的なルールや慣習を守らなければ、いくらノックしても扉は開きません。 リードしても成立しません。 いくつか例を紹介しながら、考えてみましょう。 どうぞ今後ともよろしくお願い致します。 jp ————————————————————————- 今後配信を希望されない場合は、以下URLより配信停止をお申し付けください。 bbbb. もう少し踏み込んだ情報を求めていた方には、少し内容を変えて送ります。 内容以前に標題の内容から変えています。 <弊社ブース展示商品> (自社商品・サービス名) (商品詳細のURL) 弊社商品の資料請求やデモのご要望がございましたら、お気軽にご連絡ください。 また、業務効率化のお役に立つ3つのポイントを資料にまとめました。 貴社のお役に立つと幸いです。 (資料ダウンロードのURLやセミナー情報URL) 今後も、最新の情報をご紹介していきたいと考えております。 どうぞよろしくお願い致します。 今後配信を希望されない場合は、以下URLより配信停止をお申し付けください。 bbbb. しかしあまり誘い込むような文面では、スパム?と警戒される恐れもあります。 内容によってはセキュリティソフトに除外される場合もありますので注意が必要です。 ハガキでは手書きという方法でハードルを下げることができましたが、メールはその方法は使えません。 しかし標題に展示会場で知り得た情報を盛り込むことで、ノックに気付いてもらえる可能性があります。 ただし簡潔にという事を踏まえておいてください。 お礼メール送信後のフォローアップ(ドアをノックするには)のポイント お礼状、またはメールを送ったあとの反応が気になります。 対応が固くなったり、はたまた柔軟になったり。 多く場合、前者でしょう。 ドアはまだ半開き、もしくはインターフォン越しという状態、もどかしい空気が流れています。 求めているものが何かを聞き出せれば対処は可能ですから、そこを聞き出せれば『詳しい友人を紹介したい。 彼から聞けば、もっと好きになる。 』というカードが切れます。 他部署からメールを送ってもいいか、同行してもいいかなどの方策が図れます。 機会損失を防ぐことになるのですが、あまり焦っても疎まれます。 ドアをノックする頻度、リズム、時間などを変えながら対応することです。 リードまで至ることができれば、商談の二文字も遠くありません。 展示会にオススメの不織布バッグ ・ ・ ・ ・ ・ ・ まとめ いかがでしたでしょう。 一通のお礼状、メールが固いドアを開けるチカラを持っています。 心を込めて向かうだけですね。 このブログが少しでも参考になれば幸いです。

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展示会のお礼メールの書き方と活用法〜営業案件につなげるために〜

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日本の展示会と欧米の展示会の違いは「桃クリ3年、柿8年・・・」だった。 意思決定プロセスの違いや、展示会後のフォローで良く間違えるポイントをノヤン先生が解説します。 日本ではイベントシーズンの真最中じゃの。 マーケティング担当者は展示会の準備と、収集したを使ったフォローキャンペーンの仕込みで大忙しじゃろうな。 そこで今日は、この展示会のフォローで良く間違えるポイントの話をしようかの。 ワシは、「展示会に来場した人に一刻も早く電話をして訪問するべき」という考え方は必ずしも正しくないと考えておるんじゃよ。 もちろん熱心さをアピールするなら効果的じゃろうし、中にはニーズが顕在化していて、もう競合に発注する寸前、という場合もゼロでは無いじゃろから、まったく無駄とは言わんのじゃが、多くの場合、むしろ逆効果になると考えておるんじゃ。 その理由を説明する前に、日本の展示会と欧米の展示会の違いを説明しようかの。 見た目は同じに見えても、この両者はビジネスでの役割や来場者の層がまったく違うんじゃ。 欧米はラスベガスやオーランドなど大都市圏から離れた場所で開催される事でも判るように、キーパーソンが飛行機でやってきて宿泊してじっくり商談するというスタイルなんじゃ。 じゃからリードの獲得数などは日本のような数にはならんし、ブースもキーパーソンとベンダーの幹部が商談するように応接を主体として設計されておるんじゃよ。 でも日本の場合はキーパーソンではなくて、もっと職位の低い階層が来場者の主力なんじゃ。 主催者の来場者分析レポートが嘘だと言っている訳ではないんじゃ。 でもあの円グラフにある「役員クラス」という来場者の多くは出展企業の人なんじゃよ。 それに来場者の多くは日帰りで、それも展示会場の滞留時間は4時間前後、つまり10時に来た人は1時頃に、午後に来た人は最後(5〜6時)までという感じが多いんじゃな。 しかもその時間内に回るブースの数は平均で28〜32社、多い場合には40社近くにもなるんじゃ。 滞留時間から会場内の移動時間を引いて、訪問するブースの数で割り算をすれば1社のブースでの平均滞在は5〜8分となるんじゃ。 商談が出来る時間では無いんじゃよ。 じゃから、外資系企業で、本社からマーケティング部門の幹部が日本の展示会に来ると、こんな展示会に出展する意味は無い、と判断してしまうこともあるんじゃよ。 でも、それはちょっと違うんじゃ。 日本と欧米では意思決定のプロセスが違うからの。 購入や調達の意思決定を部門のトップダウンで行う欧米とは異なり、日本では低い職位の人が情報を収集し、それを上に上げて、社内ネゴを繰り返しながらやがて担当部署が稟議書を起案し、ハンコを並べる、という独特のプロセスなんじゃ。 じゃから余程特殊な商材でもない限り、エグゼクティブだけを集めたカンファレンスは却って賀詞交換会のようになって商談化にはならないものなんじゃよ。 そこで、フォローが問題なんじゃ。 冒頭の全件コールを何故推奨しないのかの説明なんじゃが、駆け足で30〜40社のブースを周り、資料やノベルティを持って帰った人は、例えて言えばバイキングレストランで食事をしてお腹一杯の人なんじゃよ。 その人の前にどんなに美味しい料理を出しても食べられるわけが無いんじゃよ。 やはり消化して整理する時間が必要なんじゃ。 そこにしつこく料理を勧められたら不愉快にしかならんじゃろ?それがワシが展示会直後に収集した名刺全件にフォローコールをするのをお勧めしない理由なんじゃ。 さらに言えば、お礼メールもその効果に疑問があるばかりか、良く考えずに配信すると大きな危険が在るんじゃよ。 展示会に出展するクライアント企業と、ブース来場者へのフォロープランを検討している時に「お礼メールを出すのを止めましょう」と提案すると、多くの場合怪訝な顔をされるんじゃ。 それ程、日本では展示会に出展したらお礼メールを出すことは決まりごとのようになっているんじゃな。 ワシは長年、顧客データとそこに飛び交う情報のトラフィックを見てきたから判るんじゃが、大規模な展示会が在った1週間後からはBtoBのネットの中はまるでサンゴ礁の産卵のような状態なんじゃよ。 1000社近い出展企業が来場者に一斉にお礼メールの配信を始めるからの。 これは、多くの出展企業が収集した名刺やアンケートを先を争うようにデジタル化し、1時間でも早くお礼メールを配信しようとしているからなんじゃ。 デジタル化に掛かる時間はだいたい同じじゃからの。 そして、これが大量の「配信拒否」を生み出すんじゃよ。 その一方で、こうしたメルマガ配信1回の配信拒否率は総配信数に対して通常0. 300人に拒否されれば少なくとも300万円が一瞬で無価値になった計算になるんじゃよ。 ところで何故お礼メールの配信拒否率がそんなに跳ね上がるのかの?サンゴ礁の産卵のように数百万通のお礼メールが一斉配信された時、来場者のメールアドレスにこの中から山のようにお礼メールが届くことになるんじゃ。 そしてどれも同じような「来場お礼メール」にうんざりした人は開封しないか、開封してどんどん配信拒否をするんじゃな。 ちょっと考えてみて欲しいんじゃが、もしあなたが展示会に行って20〜30社のブースを回ったとして、それらの会社から来場お礼メールが来ないからといって「なんて礼儀を知らない会社だ!」などと怒るじゃろうかの?ワシはそんな人に会ったことがないんじゃ。 つまりこのお礼メールはほとんどの場合何の意味も無いんじゃ。 ただ展示会を担当した人の「仕事の一区切り」という程度の意味しかないんじゃよ。 そして、そうやって不用意に配信したお礼メールが実は数百万円の損失を招いている事に気がついている企業は少ないんじゃ。 展示会で収集した名刺やアンケートは、それ自体がすぐに案件になるケースは少ないんじゃ。 つまり3000枚の名刺を収集して良い案件が30件も出たら奇跡のような話だと言う事じゃな。 でも、すぐに案件にならなかった名刺データは貴重なビジネスのシーズ(種)なんじゃ。 もちろんこの「種」は、季節を待ってよく耕された畑に蒔かれ、水と陽光をいっぱいに浴びながら大切に育成され、間引きされ、肥料を与えられ、雑草を取り除かれ、消毒され、ようやく秋に収穫されるまでは食べることは出来ないんじゃ。 今月すぐに注文書が欲しい営業パーソンの役にはあまり立たないんじゃ。 市場や製品によっても違いは在るんじゃが、のクライアントで見ると、展示会で収集したリストから安定して有望な見込み客を抽出するのに12ヶ月〜18ヶ月掛かるんじゃ。 これがに必要な時間じゃな。 そしてその有望見込み客を訪問して案件化してから受注が確定するまでにさらに12ヶ月から24ヶ月掛かるんじゃ。 つまり展示会から受注まで3年近く掛かる訳じゃな。 でも、育つのが遅いからといって悪い種ではないじゃろ。 ワシの生まれた森では昔から「桃クリ3年、柿8年、梨の馬鹿めは18年」と言う諺があるが、あんな感じじゃな。 BtoBの高額商材はまさに「梨」のような存在なんじゃ。 だからこそ、目的も無い「お礼メール」を不用意に配信して「貴重な種」を大量に失うことのないように注意して欲しいと願っておるんじゃよ。 ・・・・・・・.

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その展示会のお礼メールは本当に大丈夫ですか?〜展示会のお礼メールのマナーと心得え |MAmag.

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展示会後のお礼メールの目的 最初に、展示会後のお礼メールを送る目的について確認しておきましょう。 お礼メールを送る目的は、来場に対する感謝の意を伝えると共に自社ブースで紹介した製品やサービスを思い出してもらうことです。 来場者がブースに訪れた際の印象を思い出してもらうことで、それをきっかけに具体的な商談につながるコミュニケーションにつなげていくことができるようになります。 また、自社ブースで展示していた内容を伝えることで、スムーズなフォローアップができるというメリットもあります。 このようにお礼メールをきっかけとしてその後のフォローアップを続けることで、自社セミナーなどへ参加してもらうことなどもできるようになり、来場者の見込み度を引き上げることができます。 見込み度の高い来場者には個別のメールで対応する お礼メールは来場者の見込み度に合わせて対応をする必要があります。 展示会で獲得した名刺のメールアドレスに対して一斉送信で御礼メールを送るのが一般的です。 しかし見込み度の高い来場者に対しては一斉メールではなく、ブースでのコミュニケーションを元にした内容のメールを送ることでより高い反応が期待できます。 特に、すぐに商談に結びつきそうな来場者の名刺はブースでの接客後に仕分けしておき、展示会後すぐにアプローチすることが理想です。 その場合はブースでの接客内容を名刺の裏にメモしておくことで、より具体的なニーズに沿った提案ができるでしょう。 お礼メールを送るタイミング 一般的な営業視点で判断すると、できるだけ早いタイミングで個別のフォローアップを行うのが効果的だと言えます。 それではお礼メールはどのようなタイミングで送れば良いのでしょうか? まず考慮しなければならないのは、リスト整備に要する期間です。 自社内でデータ入力要員を容易して人海戦術で整えるのであれば比較的短期でリスト準備ができますが、展示会主催者が用意したデータを利用するのであれば、データが供給される時間を見越しておかなければなりません。 主催者側で準備する場合は1週間程度以上掛かるのが一般的です。 これらを考慮すると、週後半に実施されることが多い展示会のお礼メール送付タイミングは、開催翌週前半から翌々週の前半の間が現実的な送付タイミングになります。 週末を挟むタイミングが多いことからあまり早すぎても適さず、逆に2週間以上も開いてしまうと失礼になってしまうでしょう。 お礼メールに盛り込む内容 実際にお礼メールには以下のような内容を盛り込みます。 お礼の文言 まずは、「先日はお忙しい中、弊社展示ブースへお立ち寄りいただき誠にありがとうございました。 」のような内容で、来場に対する感謝の意を述べましょう。 展示内容や接客担当者の情報 展示会ではたくさんのブースがあるので、メールを受け取った来場者は1つひとつを覚えているわけではありません。 従って、どのブースでどんな内容の展示をしていたのか、また接客した時の模様などを伝えることで展示会当日の自社ブースのことをリマインドします。 製品・サービスについての情報 次に自社製品についての情報を改めて伝えます。 また製品についてのWebページがあれば、そのURLを記載します。 会場では他企業のチラシも大量に受け取っているので、すべての来場者が展示会場で受け取ったチラシを見返すわけではありません。 そのためにも改めて出展製品の紹介ページを掲載しておくことが重要です。 また、製品ページへのリンクを貼ることで実際にサイトを訪れた方を特定できたり、反応率を確かめることができたりするメリットもあります。 最後に 基本的なことですが、最後にメール送信者である担当者の署名と会社情報、連絡先を忘れずに記載しておきます。 また、今後も情報提供などを継続的に行っていく旨をお伝えするなど、今後の布石を打っておくことも忘れずにしましょう。 全体的にあまり情報を盛り込み過ぎると営業色が濃くなってしまいますので、あくまで「お礼メール」の主旨から離れないようにすることが大切です。 お礼メールは効果的なフォローアップへの入り口 展示会の来場者へのお礼メールは、展示会後のフォローアップを通じて商談化するための重要なステップです。 お礼メールを送ってからと言ってすぐに商談につながるとは限りませんが、その後のナーチャリングで見込み度を高めていくことができます。 ぜひお礼メールをきっかけに継続してコミュニケーションを取れる関係を構築して、展示会の効果を高めていってください。

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